La formación es uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo en una organización, logrando una mejora en el rendimiento y en la motivación de los empleados, pero para que las acciones sean realmente eficientes debemos saber detectar las necesidades de formación.
A grandes rasgos existen dos formas de hacerlo: antes de que sea totalmente necesaria y cuando ya es obligada. En otras palabras, podemos preocuparnos por planificar la formación como parte de una estrategia integral o bien hacerlo una vez se detecten problemas evidentes en el rendimiento.
Siempre que sea posible debemos intentar actuar con tiempo, para que la formación se pueda desarrollar en plazos razonables y el rendimiento de los empleados no experimente problemas que pueden afectar al cliente final o a los resultados económicos. Para lograrlo existen algunas herramientas a considerar:
- Entrevistas: mediante la conversación privada con los empleados podemos obtener mucha información, incluyendo la relativa a sus necesidades de formación. No es un método que se pueda aplicar de forma profunda en plantillas muy amplias, pero puede servirnos de indicador ante la aparición de necesidades y carencias presentes y futuras que puedan ser satisfechas y cubiertas con actividades formativas.
- Reuniones grupales: basándonos en la misma premisa que el punto anterior, se puede aplicar en pequeñas organizaciones en la que sus miembros pongan en común sus necesidades formativas con el fin de mejorar su confianza y el desempeño. Eso sí, si no son bien moderadas, estas reuniones pueden perder el foco y no obtener datos concluyentes.
- Encuestas: no se puede descartar la posibilidad de hacer un cuestionario para que los empleados respondan sobre diferentes cuestiones relativas a su empleo. Nos puede ayudar a descubrir ciertas tendencias sobre las que profundizar mediante otras fórmulas. Incluso se puede invitar a los empleados a valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma anónima, distribuyéndolas por departamentos
- Observación: mediante los indicadores individuales y colectivos podemos encontrar problemas de productividad que nos indican si puede ser necesario incidir sobre la formación en un área específica. Para que estos datos sea fiables debemos conocer las variables que interfieren en los valores que estudiemos, como las encuestas de satisfacción realizada entre los clientes, la siniestralidad laboral, etc… Además, se puede observar el desempeño de forma directa mediante una evaluación subjetiva o utilizando otras pruebas más fiables como ejercicios teóricos y prácticos.
Cuando se introducen cambios debemos considerar que existirán necesidades de formación aunque no existan aún indicadores al respecto, por lo que hay que considerar que la formación debe ir siempre junto a las modificaciones de las dinámicas o de las herramientas de trabajo.
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