Las empresas manejan información sensible sobre los trabajadores a causa de la relación laboral que los une, pero es importante saber que dichos datos no pueden ser publicados sin el consentimiento expreso que los empleados debe plasmar firmando una cláusula de información y consentimiento.

Por ejemplo, publicar los turnos de trabajo o de vacaciones en un tablón situado dentro de la organización es práctica común, pero si lo hacemos sin contar con esta cláusula firmada por todos los que aparecen en él, se trataría de una actividad que vulneraría la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Por otro lado, vale la pena recordar que la información de los empleados se clasifica según el nivel de protección al que deban ser sometidos, por lo que la información que sea publicada tiene que estar justificada y nunca debe poner en evidencia datos especialmente sensibles sobre las personas, como su afiliación política, sus enfermedades, orientación sexual, etc… sin un consentimiento concreto sobre esta información especial.

¿En qué casos no hace falta el consentimiento expreso?

La Ley Orgánica 17/1999 del 13 de diciembre, sobre la protección de datos de carácter personal, nos aclara que las empresas pueden recoger información personal de los trabajadores cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato y sean necesarios para mantener la relación laboral presente o futura, pudiendo añadir datos que sean de dominio público, siempre que no vulneren los derechos básicos recogidos en la constitución.

Es decir, no se pueden registrar datos sobre la ideología, la religión o las creencias de los empleados sin el expreso consentimiento de los mismos, aunque en cualquier caso es información nada práctica desde el punto de vista laboral.

En definitiva, las empresas pueden trabajar con ciertos datos sin la necesidad de consentimiento expreso, pero siempre se deberá informar sobre la existencia de un fichero con información sobre el empleado. Los responsables del mismo, además, están obligados a guardar secreto profesional y a mantenerlos inaccesibles por el público general.

Publicando datos

Atendiendo a la categoría especial que puede tener cada tipo de información concreta que se vaya a publicar en el tablón de anuncios de la empresa u otro soporte, puede que sea suficiente contar con un consentimiento general o que sea necesario uno específico que atienda a la especial protección que necesite la información que se pretende publicar, como en el caso de la relativa a la salud o a la afiliación sindical.

Si no se cuenta con un consentimiento para mostrar la información personal a terceros, esta no debe ser accesible desde el exterior, y si lo pensamos bien, no es ni recomendable ni necesario a efectos prácticos. Los datos tienen que permanecer en el entorno de la organización y deben ser proporcionales, publicando únicamente los estrictamente necesarios.

En cualquier caso, los consentimientos otorgados pueden ser revocados o rectificados por los empleados en cualquier momento y las empresas deben aclararlo en las cláusulas a firmar, creando procedimientos que permitan que se ejerza este derecho.

El ejemplo de los turnos de vacaciones

Resumiendo. La empresa debe informar a los empleados sobre la existencia de un fichero donde se guardan los datos personales necesarios para mantener la relación laboral, necesitando que los trabajadores den su consentimiento si queremos que estos datos sean tratados en el tablón de anuncios de la empresa.

En este tablón se podrían situar los nombres de las personas que han firmado la cláusula de consentimiento, junto a las fechas en las que dispondrán de vacaciones. No es necesario poner más información, pues con estos dos datos se cumple el objetivo de información sobre la disponibilidad de los profesionales.

Por último, la información no deberá ser accesible por el personal ajeno a la empresa, a no ser que en el consentimiento se dijera expresamente que los datos podrían ser comunicados a terceros. En cualquier caso, el tablón debería estar en una zona de tránsito privado por nuestro propio interés.

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Imagen | Theilr

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