Las sesiones de Brainstorming pueden ser muy fructíferas y positivas para las empresas, siempre que se programen de forma meticulosa. En ocasiones pecamos de pensar que una lluvia de ideas parte del caos o de la falta de estructuras formales, pero lo cierto es que hay cosas que no podemos dejar al azar.
Reglas de oro
Las principales normas bajo las que se construye el Brainstorming se conforman como un pacto entre los que la organizan y quienes participan en ella. Por tanto, son reglas que deben ser respetadas por todos y con las que debemos comprometernos.
Para empezar, tenemos que renunciar a las críticas durante la primera sesión de Brainstorming. Los participantes deben sentirse libres para expresar sus ideas, sin que sea un objetivo el tumbar o juzgar directamente todo lo que se vaya exponiendo.
Esto solo lograría limitar el flujo de ideas, así que tenemos que asumir y celebrar que surjan ideas absurdas, demasiado simples o irrealizables. Puede que de ellas surjan ideas realmente innovadoras.
La duración de estas sesiones no debería ser superior a la hora y media, pues desde ese momento es normal que se comiencen a dar vueltas en círculos, llegando incluso a romperse la primera regla. No debemos agotar mentalmente a los participantes, sino crear sesiones dinámicas y breves, para garantizar la «frescura» de las ideas.
La tercera norma versa sobre la necesidad de plantear un objetivo general, sin detallar la profundidad de todo el asunto a tratar. Lo que se busca con esto es dejar rienda suelta a la creatividad. Un objetivo podría ser: «¿Cómo podemos mejorar la atención al cliente?»
Los trabajadores que participen deben participar al menos con una idea original, sea cual sea. El moderador debería tratar de garantizar que todos hayan participado activamente, aunque lo ideal es informar previamente de la necesidad de que cada uno proporcione al menos una propuesta.
Todo esto es imposible si no implantamos una cultura empresarial basada en la mejora continua y el inconformismo. Igualmente, la creatividad debe ser tratado como un activo y no como algo acotado a los Brainstorming ¿Sueles escuchar a tus empleados?
Una vez se obtengan resultados, deberíamos proporcionar feedback al grupo para que sean conscientes del impacto de sus ideas, si van a ser llevadas a cabo y de qué manera, o si van a ser guardadas para otro momento. El feedback hará que los trabajadores sean más conscientes del valor de las sesiones, mejorando su compromiso con las mismas.
¿Quiénes deberían participar en un Brainstorming?
Todos los miembros de una organización son aptos para participar en una sesión de Brainstorming, independientemente de su puesto o experiencia. De hecho, puede ser muy positivo crear sesiones con grupos formados por miembros de diferentes departamentos.
En temáticas muy concretas deberíamos contar con el personal más afectado o implicado en la decisión, pero no deberíamos renunciar al valor que puede dar un trabajador con una perspectiva diferente. Todo depende de la temática, pues puede tener influencias en más de un departamento.
- El grupo debería estar formado principalmente por profesionales implicados en el tema, pues participarán con más motivación y se implicarán más.
- Variedad de perfiles. Cuanto más afecte el tema a la totalidad de la empresa, más puestos y perfiles profesionales diferentes deberían incluirse.
- Variedad de puestos. Si sentamos en una mesa a cuatro expertos de una materia concreta, es probable que tengan una forma similar de analizar los problemas, por lo que introducir trabajadores de otros puestos algo menos técnicos, puede enriquecer y ampliar la perspectiva
El papel del moderador
La labor del moderador es fundamental en un buen Brainstorming. Solo debe ser uno, para evitar confusiones y que se diluya la atención de sus indicaciones y orientaciones.
Este deberá ser una persona que sepa escuchar y que no sienta el impulso de frenar ideas alejadas de sus planteamientos. También debe saber gestionar el tiempo que utiliza cada participante.
Por otro lado, debería cortar cualquier intento de frenar la exposición de ideas o de criticar las exposiciones. Si no se atajan estos hechos a tiempo, la dinámica se puede escapar de las manos.
El moderador podría considerar que es importante entrar en una fase de debates o críticas a las ideas expuestas, pero esto se realizará al final de la sesión o preferiblemente en una segunda cita que tenga ese objetivo concreto. Eso si, siempre tratando el tema desde un punto de vista positivo y constructivo.
También deberá anotar todas las ideas que se expongan, sin omitir ninguna, ya que la criba se realizará posteriormente. Estas deberán ser ordenadas para facilitar su tratamiento y análisis, siendo expuestas de forma sencilla ante el grupo a modo de conclusiones de la reunión.