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Las reuniones de equipo pueden ser muy provechosas, pero si no se planifican adecuadamente pueden convertirse en todo lo contrario, así que deberían responder a necesidades concretas y realizarse en base a objetivos claros.

Además, hay al menos siete puntos fundamentales que tenemos que conocer antes de convocar una reunión, ya que nos ayudarán a poner en perspectiva nuestras palabras y a tener unas expectativas realistas sobre sus resultados.

Siete puntos que te ayudarán a mejorar tus reuniones

Las reuniones son más efectivas cuando los participantes acuden sabiendo que estas son una buena manera de resolver problemas y que en ellas se puede producir una comunicación efectiva, por tanto, los equipos de trabajo más satisfechos son más receptivos.

Esto significa que las empresas que se preocupan por la opinión de sus trabajadores y por el clima laboral, tienen más probabilidades de realizar reuniones productivas. Aún así, no podemos olvidar otras claves importantes que tendríamos que saber:

  • Las personas que nos escuchan en una reunión grupal no suelen atender a todo lo que decimos, así que tenemos que esforzarnos por que se transmita la mayor parte del mensaje principal
  • No se podrán resolver los problemas que pretendemos resolver si no se marcan objetivos claros para la reunión
  • Las emociones pueden enmascarar el contenido de la reunión cuando existe una mala relación entre los miembros del grupo
  • La reunión tiene que contener al menos tres fases: planificación, desarrollo del programa y extracción de conclusiones
  • Una reunión no se basa en lo que dice el orador, sino en lo que entiende el receptor
  • Tenemos que mostrarnos dispuestos a aclarar dudas y a repetir el mensaje principal si es necesario
  • El interés del receptor es importante, pero no es algo que se pueda lograr con imposiciones, pues requiere que la empresa realice un esfuerzo continuo en pro de la comunicación interna

Las bases de toda comunicación se construyen sobre la motivación tanto del que habla como del que escucha, así como en la facilidad de comprender el mensaje y la relevancia del mismo.

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