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Cuando una empresa decide implantar un sistema de teletrabajo, debería iniciar una fase de pruebas en la que se analizarán las dificultades de aprendizaje del nuevo sistema, la evaluación de los responsables de área, los problemas y beneficios detectados, así como si ha tenido algún impacto sobre lo que opinan los clientes y otros trabajadores de la organización.
En cualquier caso, para mejorar las probabilidades de éxito, el puesto de teletrabajo debe ser equipado de forma suficiente para poder desempeñar sus funciones.
Un puesto de teletrabajo básico
Cuando termina la fase piloto, la empresa podrá elegir entre diversas fórmulas de teletrabajo, que van desde el uso exclusivo de esta fórmula, al mixto, en el que se distribuye una parte de la jornada en la empresa y el resto en el teletrabajo. También pueden establecerse algunos días en los que el trabajador debe presentarse en la empresa de forma obligatoria, o dejar más libertad al respecto.
Independientemente de ello, el puesto tendrá que disponer de un buen equipo conformado tanto por Hardware como por Software. Analizando las necesidades básicas, que luego pueden extenderse según la empresa y sector, necesitaremos:
- Teléfono, preferiblemente smartphone con tarifa de datos y con opción de activar servicio de contestador
- Ordenador portátil con el sistema operativo habitual en la organización
- Impresora y escáner
- Verificar la disponibilidad de wi-fi en domicilio del trabajador (si se llevará a cabo allí) o contratarlo en centros de teletrabajo. Otra opción es la de proporcionar un router 3g/4g
- Conexión a la intranet en caso de disponer de ella
- Conexión remota
- Software ofimática, compatible o igual al utilizado por el resto de trabajadores
- Programa de gestión de correo electrónico, calendario y navegador. Los dos primeros son sustituibles por herramientas on-line
- Fax, solo si es necesario
- Aplicaciones de mensajería instantánea y conferencias, como Skype u otros sistemas VoIP
- Programa antivirus, firewall y protección spyware/adware
Evidentemente a todo esto hay que sumarle el espacio físico de trabajo, que dependerá de si hablamos de un centro de teletrabajo o de trabajo en el domicilio.
En este último caso, el puesto debería contar con un puesto conformado por mesa, silla y archivador, aunque puede ser desempeñado en cualquier ubicación del domicilio siempre y cuando sea posible realizar el trabajo de forma eficiente.