El rendimiento de una empresa está íntimamente relacionado con el de sus trabajadores, por lo que evaluar su desempeño es vital para poder potenciar las conductas deseadas y corregir las desviaciones que pueden tener efectos negativos sobre el colectivo.
A la hora de hacer esta labor, resulta muy importante saber definir los puestos de trabajo y conocer qué funciones definen el rendimiento, así como cuáles son más importantes y qué actitudes nos acercan al éxito.
Análisis de puesto
Un puesto de trabajo se define por las múltiples funciones que se realizan de forma habitual en el mismo, pero fundamentalmente por el «cómo» se hacen. Una misma persona puede hacer las mismas tareas que otra, con resultados radicalmente diferentes.
Tenemos que localizar los factores que definen el rendimiento, tanto operativos como de actitud. Para ello podremos concertar entrevistas con algunos trabajadores al azar, pero sobre todo con aquellos cuyos resultados sean mejores.
En estas charlas buscamos que nos describan a qué dedican más y menos tiempo, qué consideran que les ayuda más en su trabajo, cómo afrontan los problemas, cómo definen su propio puesto, etc. Esto lo podemos complementar con charlas con responsables de área y mediante la observación directa, pasando algo de tiempo con los trabajadores, siempre explicándoles que estamos analizando el puesto y no al trabajador, para buscar una mejora en los procesos.
No es una mentira: es lo que debemos hacer. Hay que observar qué se hace, tomando nota de las tareas para posteriormente poder reordenar las funciones evitando las duplicidades y para repartir las responsabilidades adecuadamente. En las reuniones debemos estar abiertos a las sugerencias de los empleados y no tomar un papel demasiado activo.
Si no eres capaz de realizar esta labor de análisis por ti mismo, derívalo a una persona de confianza. Necesitas saber lo que se hace, para saber qué se espera del puesto y qué perfil profesional es necesario.
Reconstrucción de puesto
Al final del proceso anterior tendríamos un listado de funciones realizadas por cada puesto, de modo que podría ser más sencillo determinar dónde están los cuellos de botella, los malentendidos, las duplicaciones y las tareas que no están siendo asumidas oficialmente por nadie.
Junto a esto tendríamos que tener un perfil profesional ideal para cada puesto. Es decir, se responderá a que clase de profesional podría desempeñar las funciones del puesto de la mejor manera posible y qué actitud tendrá que tener ante las mismas.
También es importante tener un organigrama de flujos de trabajo para responde a la pregunta: ¿Por cuántos departamentos pasa un proceso? ¿cuántos responsables entran en juego?
Una vez hecho, se deberán reordenar las tareas para crear un flujo de trabajo lógico y eficiente. Elimina las duplicidades, organiza las responsabilidades y el liderazgo.
Creación de objetivos
Con los objetivos se definirán los aspectos en los que deberíamos fijarnos para evaluar el rendimiento del trabajador. Serán objetivos, cuantificables, claros, alcanzables y conocidos por los interesados.
Cogeremos las funciones y veremos cuál es su peso en los resultados económicos finales. Esto nos proporcionará un listado de puntos críticos, que son los que definen el rendimiento en primera instancia.
Para potenciarlos, deberíamos establecer objetivos en base a ellos, estableciendo un sistema de retribución variable. Si mejoras estos aspectos, mejorarás los resultados económicos y por tanto, será un dinero sabiamente invertido.
Como vemos, los aspectos en los que debemos fijarnos no los fija el jefe ni el empresario, lo fijan las tareas y los resultados. Si nuestra empresa está ordenada, todos saben lo que se espera de ellos y cuentan con objetivos claros, la labor directiva será más sencilla y la motivación se convertirá en un nuevo motor.