Comunicar las órdenes empresariales de forma efectiva es una de las labores más importantes a la hora de llevar a cabo nuestra función directiva, ya que en ello se sustenta el grueso de las tareas diarias y la delegación de funciones.

Para lograrlo tenemos que aprender a estructurar y sintetizar la información, pero también a utilizar los medios de comunicación más adecuados para cada caso.

Claves de la síntesis

Cuando desempeñamos un puesto directivo tendremos una visión general sobre la problemática de la empresa, pero tenemos que saber dividirla para entregar las funciones a determinados trabajadores o encargados de área.

Por supuesto que es importante lograr que los empleados compartan esta visión holística, pero el momento adecuado para ello no está en la transmisión de órdenes.

Al comunicarlas tenemos que buscar mensajes escuetos, pero suficientes. Esto significa que habrá que asegurarse de que el trabajador tiene que diferenciar entre las órdenes y las recomendaciones. ¿Hay cosas que deben hacerse sí o sí? ¿Hay un procedimiento que hay que seguir a pies juntillas?

No debe haber dudas al respecto y para que esta información sea correctamente asumida, no deberíamos tener miedo a explicar los “por qué”.

  • Prepara el mensaje básico
  • Filtra la información necesaria para la realización efectiva de la tarea
  • Marca los puntos básicos que tendrás que transmitir en el mensaje
  • Evita la repetición que no sea un refuerzo programado
  • Establece objetivos

Puede que no nos guste asumir que estamos dando órdenes inflexibles, pero en ocasiones no nos quedará más opción que hacerlo. Lo más importante es darlas de forma sencilla y dedicándole el tiempo que cada situación necesite, evitando dar vueltas una y otra vez sobre lo mismo.

Claves de la estructura

Comenzaremos filtrando la información que deberá ser transmitida, ya que podemos producir malentendidos tanto en el caso de proporcionar demasiada, como insuficiente.

La mejor forma de asegurarnos de comunicar una orden parte por organizar la información de modo que se confeccione un mensaje simple y directo, proporcionando a continuación la información adicional, para terminar con el objetivo principal.

En muchas ocasiones se puede proporcionar la información adicional en soporte físico, para que pueda ser consultada en cualquier momento y no tener que complicar la comunicación, que en cualquier caso se utilizaría para destacar los puntos más importantes del material entregado.

  • Ten claro el mensaje a transmitir
  • Evita en lo posible la improvisación y las prisas
  • Plantea los objetivos de forma inequívoca
  • Delega la función y la responsabilidad
  • Establece el flujo de trabajo a seguir
  • Deja cierta libertad de actuación
  • Refuerza los puntos necesarios sobre prevención de accidentes laborales
  • Adelántate a las posibles preguntas
  • Deja abiertas vías alternativas a la resolución de problemas

Elige el canal más adecuado

No todas las órdenes son iguales, de modo que no todas requieren del mismo canal de comunicación. Aunque la transmisión directa o en persona siempre es más efectiva, no podemos ignorar otras fórmulas.

En ocasiones será necesario marcar una reunión, en otras podrá hacerse mediante una charla informal o mediante una llamada telefónica y en otras podrá hacerse por correo electrónico.

La reunión es una herramienta muy importante, pero si la utilizamos cuando no es estrictamente necesaria podemos terminar dedicando un tiempo excesivo a la comunicación de una orden básica.

Igualmente, si damos una orden por correo electrónico pero no proporcionamos toda la información necesaria, podemos estar lastrando la tarea y produciendo problemas de comunicación.

En todos los canales es importante la estructura y la síntesis del mensaje, tratando de comunicar de forma positiva. Solo así podremos esperar que se cumplan adecuadamente y que los trabajadores asuman realmente la responsabilidad derivada de las funciones delegadas.

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Imagen | UK Ministry of Defence


Germán Udiz

Grudiz (Germán Udiz) es divulgador, analista y máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration. Actualmente Administrador de Visión Veterinaria. Autor de "La historia de nuestra EGOnomía", "Manual de Dirección Comercial y Marketing" y "Aprendiendo bolsa desde cero"

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