Planificar la introducción de los nuevos empleados de la organización es fundamental para acelerar su implantación en los equipos de trabajo pre-existentes, pero también mejora la seguridad laboral, reduce la conflictividad, aumenta la autoestima y mejora el rendimiento a corto plazo.

Lo más adecuado es acompañar a los trabajadores durante sus primeras semanas, organizando reuniones de seguimiento y planteando objetivos concretos para dicho periodo de tiempo. No obstante, la preparación de un manual de trabajo será de gran ayuda y aumentará la autonomía del nuevo trabajador.

Manual de trabajo

El Manual de trabajo es una guía desarrollada por la empresa dentro del plan de bienvenida, que contiene información de apoyo cuya lectura dotará a los nuevos trabajadores de las herramientas necesarias para hacer su trabajo según los estándares de la organización.

Los nuevos trabajadores recibirán una copia de este manual para que puedan acceder a su contenido en cualquier momento, pudiéndose estructurar en algunas secciones que también podrían ser entregadas por separado tras sesiones de formación específicas.

Algo que no debemos obviar es la posibilidad de publicar la guía en internet o en la intranet de la empresa, ya que además esto permitirá la fácil actualización de contenidos, reduce los costes de producción e impide las pérdidas y el deterioro del material.

Política de conducta de la compañía

Una de las principales claves del buen clima laboral consiste en contar con una gestión empresarial justa y estructurada. Esto significa que todos los trabajadores deberían ser juzgados de la misma manera ante un mismo hecho, por lo que nos obliga a contar con unas normas transparentes y públicas.

Si no se explican las políticas de conducta correctamente, los nuevos trabajadores pueden entrar en conflictos innecesarios que pueden perjudicar tanto a él, como a su entorno.

Plasmar por escrito las normas de conductas no solo ayudan a los empleados, sino que servirán de guía para los responsables de área y podrán servir de recordatorio para el encargado de las reuniones de introducción y seguimiento.

Hacerlo por escrito es importante, ya que se homogeniza y codifica la información proporcionada a las nuevas incorporaciones, evitando que obtengan una orientación insuficiente o equivocada. Esto no impide que se haga también por vía oral en una reunión introductoria, ya que la complementa, permitiendo que sea repasada por el trabajador de forma autónoma.

En esta sección podríamos contemplar la política de uso de dispositivos electrónicos personales dentro de la empresa, respeto a los compañeros, normas de puntualidad, procedimiento para solicitar reuniones extraordinarias, resolución de conflictos laborales, etc.

Confidencialidad

La confidencialidad forma parte de la obligación de buena fe y diligencia sobre la que se sustentan las relaciones laborales, pero en el manual podemos complementar este principio fundamental, estableciendo límites y grados de confidencialidad en determinadas materias y explicando el funcionamiento de las políticas empresariales a este respecto.

Además de explicar los principios de confidencialidad en el manual, es conveniente analizar la posibilidad de añadir una cláusula de confidencialidad específica en los contratos correspondientes a los puestos más sensibles

Se puede explicar el uso adecuado de las cuentas de e-mail corporativo, los documentos especialmente protegidos, el alcance de la confidencialidad, la posibilidad de que los equipos sean auditados, si se pueden sacar ciertos documentos de la empresa y demás materias sensibles, como el uso de smartphones con cámara en ciertas áreas, etc.

Políticas antidiscriminación

Tal y como dijimos respecto a las políticas de conducta, la empresa debe actuar de forma justa y proporcional con todos sus empleados. Esto incluye realizar esfuerzos para evitar cualquier tipo de discriminación en el trabajo.

Recordemos que el artículo 14 de la Constitución Española ya nos habla de este principio irrenunciable, incluso en el terreno laboral: «Los españoles son iguales ante la ley, sin que pueda prevalecer discriminación alguna por razón de nacimiento, raza, sexo, religión, opinión o cualquier otra condición o circunstancia personal o social.»

Aunque el correcto ejercicio de este derecho en la empresa corresponde principalmente a sus directivos, es importante que se expliquen las políticas con las que se quiere luchar contra la discriminación y los mecanismos puestos a disposición de los trabajadores, para que comuniquen cualquier discriminación que pudieran esta padeciendo a manos tanto de sus compañeros, como de sus superiores inmediatos.

Según aumenta el tamaño de la plantilla podemos plantearnos introducir a un encargado por la igualdad efectiva, pero en ningún caso debemos dejar de realizar una vigilancia activa para evitar cualquier conducta discriminatoria, que es algo muy grave y desestabilizador.

Procedimientos de quejas y sugerencias

Tanto los nuevos empleados como los veteranos deben contar con procesos con los que comunicar sus quejas y sugerencias, pero también para transmitir los que les llegaran de parte de los clientes y/o proveedores.

Esto permitirá que sean elementos activos e importantes en los procesos de mejora continua, pero también mejora su autoestima y facilita las labores directivas.

El manual debería contemplar la persona con la que se deberá contactar en cada caso, incluyendo su información de contacto y la vía mediante la que hay que hacerlo en cada escenario. Canalizar y filtrar la comunicación nos ayudará a proporcionar respuestas más efectivas.

Riesgos laborales

Sería muy positivo adecuar la sección de Riesgos Laborales del manual a cada puesto de trabajo, de forma que se comenzaría proporcionando nociones generales y se terminaría explicando los pormenores de cada puesto.

El manual debería complementarse con charlas a manos de expertos en la materia, dada la importancia de esta información.

Hay que contemplar el manejo de pesos, la ubicación de los mecanismos de seguridad, las medidas de seguridad adecuadas a cada actividad, cómo actuar ante la detección de riesgos potenciales, las consecuencias de dichos riesgos, uso de extintores en los diferentes escenarios posibles, teléfonos de emergencia, cómo actuar ante accidentes, etc.

Esto también se aplica a puestos de oficina, dando información postural, ejercicios de estiramientos, riesgos para la visión y demás, ya que aunque un puesto no sea eminentemente físico, no significa que esté exento de riesgos.

Con todos estos puntos, el nuevo trabajador se integrará con más facilidad en la empresa y se sentirá más seguro ante cualquier eventualidad que pudiera surgir.

Aún así, es importante recordar la importancia de que la introducción se encuentre controlada por un responsable que apoye al empleado durante el proceso.

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Imagen | Sebastien Wiertz

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