Las reuniones de trabajo pueden convertirse en auténticos cronófagos (ladrones de tiempo) si no se planifican adecuadamente y si no tenemos en cuenta algunos fundamentos que nos ayudarán a mejorar su efectividad.

Las reuniones deben atender a objetivos concretos y por tanto deben realizarse bajo una estructura predefinida y estableciendo tiempos que eviten la divagación. Por tanto, debemos evitar la improvisación, anotando los puntos a tratar y ciñéndonos a ellos.

Las nuevas consideraciones que surjan durante la charla pueden anotarse para su posterior debate o para hablarlo si queda tiempo. Esto suele ser útil para evitar los cambios de tema y para centrarnos en lo importante.

Para que las reuniones sean efectivas debemos ser conscientes de que la comunicación existe aunque no haya intercambio verbal. Es el primer axioma de Warzkawick, y refleja lo importante es que la utilización de nuestro lenguaje corporal, el tono de nuestra voz y nuestro estado mental en general.

Una reunión no es una discusión aunque los puntos a tratar sean comprometidos: es un intercambio de información en el que se exponen los resultados respecto a las expectativas, o se crear nuevos objetivos.

Esta información está formada por mensajes emocionales y de contenido, según el segundo axioma de Warzkawick. En la reunión de empresa no debemos darle demasiado peso al primer elemento, por lo que tenemos que centrarnos en el contenido y en la transmisión del mensaje clave.

Las emociones pueden ser catalizadores de los mensajes, pero a la vez pueden confundir y crear conflictos en los grupos, por ello considero que la reunión debe ser lo más profesional posible para evitar que estas circunstancias solapen los objetivos previos.

Mantener una actitud positiva ante los problemas es muy importante pues potencia el efecto “Pigmalión”, ayudándonos a cumplir nuestras metas y las de los que nos rodean.

En este punto podemos comprender que en una reunión es más importante centrarnos en lo que entiende el receptor que en lo que pretendemos transmitir como emisores, pues es lo que prevalece. Tenemos que asegurarnos de que el mensaje sea entendido, así que el esfuerzo debe ser nuestro. Como responsables tenemos que utilizar un lenguaje apropiado y sencillo.

El receptor no puede absorber todos los mensajes que se lanzan en cadena, por lo que tenemos que incidir en los temas más importantes y evitar los monólogos extensos: Sintetiza.

Con una estructura y una buena planificación lograremos uno de los fundamentos básicos: que todos comprendan que la reunión es una herramienta de resolución de problemas eficaz donde se produce comunicación “focalizada”.

Además, estos encuentros son más eficientes cuando existe un buen grado de satisfacción entre las partes implicadas, que parte de una correcta cultura empresarial.

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Germán Udiz

Grudiz (Germán Udiz) es divulgador, analista y máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration. Actualmente Administrador de Visión Veterinaria

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